Teletrabajo
y comunicación interna: ¿incompatibilidad?
Amaia
Arribas Urrutia (*), Universidad del Pais Vasco
Março 2000
INTRODUCCIÓN
Las nuevas tecnologías de la información están resolviendo las necesidades comunicativas
de la empresa creando un diseño moderno en su organización. En esta modernidad
ya no cabe hablar de centralización dentro de la compañía, sino que ésta saca
fuera de sus paredes sus tentáculos para organizarse.
Durante estos últimos años, el teletrabajo está despertando un enorme interés
en las sociedades desarrolladas. El fuerte apoyo que recibe por parte de las
administraciones y la gran cantidad de iniciativas de promoción puestas en
marcha lo convierten en un tema de gran actualidad, favoreciendo el desarrollo
de experiencias.
Es el teletrabajo la última moda, y la que más quebraderos de cabeza está
trayendo a los encargados de la comunicación interna en la empresa. ¿Cómo
conseguir que el teletrabajador permanezca en la cadena de comunicación sin
estar presente y evitar su sensación de aislamiento?. En el presente artículo,
expongo las consecuencias sociales y económicas que tiene en el trabajo y su
repercursión en la comunicación interna.
EL TELETRABAJO
El teletrabajo significa que la persona no realiza la función que se le ha
encargado en una oficina sino que lo hace desde su vivienda, hotel, o centro de
teletrabajo, basándose en una pantalla de ordenador que garantiza la
vinculación con la unidad central de la empresa a través de las modernas
tecnologías de información y comunicación. El teletrabajo puede interpretarse
como un paso adicional en la automatización de la oficina y también como una
descentralización telecomunicativa de las funciones empresariales, en
particular en lo que afecta a las actividades de los empleados, que desplazan
el puesto de trabajo a su propia vivienda.
Lo que verdaderamente caracteriza al teletrabajo es la aportación de valor
mediante el uso intensivo de las tecnologías de la información. Esta aportación
de valor se basa en el proceso de información. En la actualidad, los avances
que se han dado en el desarrollo de la microelectrónica están generando las
condiciones para una forma de trabajo que ya se empezó a discutir (Glober, Pye,
Nilles... ) en los años 70: el trabajo a distancia.
El diseño empresarial va cambiando y se permite apreciar que se puede llegar a
modificaciones decisivas en la estructuración del trabajo. Las posibilidades de
la moderna informática y la comunicación obliga, por tanto, a una nueva distribución
en la estructura de la empresa.
Las condiciones técnicas para el teletrabajo son muy determinadas. Los
terminales necesarios (ordenadores personales, aparatos de fax, modems,
impresoras... ) han perdido hoy su anterior status de exclusivismo y se han
convertido en productos de grandes masas fácilmente asequibles en el mercado.
El desarrollo de los microprocesadores, cada vez más rápidos y con mayores
capacidades, las mejoras en la fabricación de los conductores..., han sido el
impulso para una caída de los precios.
Las empresas que pueden aplicar programas de teletrabajo son aquellas que
cumplen al menos estos tres requisitos:
1. Uso intensivo de las tecnologías de la información para la producción de
este valor añadido (que es el proceso de información).
2. Sistema de control de gestión altamente formalizado.
3. Sistemas de trabajo basados en la dirección por objetivos o en el trabajo
por proyectos.
Como bien dice el profesor Jesús García Jiménez (García Jiménez 1998: 33), no
cambia la naturaleza de la tarea, cambia el escenario y cambia el tipo de
relación. El teletrabajo utiliza como materia prima la información, como
herramienta el ordenador y como vehículo las telecomunicaciones.
FASES DE IMPLANTACIÓN
Una de las maneras más sencillas de diseñar un plan de teletrabajo consiste en
seleccionar un grupo de usuarios que utilice el correo electrónico como
herramienta de comunicación. La intención es aumentar el número de
destinatarios de una información, y favorecer la comunicación independientemente
de la disponibilidad del otro interlocutor, facilitando el intercambio de
documentos, diagramas y otras informaciones no comunicables por teléfono. Es
decir, se trata de que la comunicación resulte una reunión entre los
implicados, aunque dicha reunión sea discontinua en tiempo y espacio. No se
trata de sustituir a la reunión tradicional sino complementarla. En esta fase
se utiliza el correo electrónico para la toma de decisiones. Se puede crear por
tanto, un debate electrónico que permita al que toma la decisión escuchar todas
las opiniones y discusiones y recibir todos los datos significativos antes de
tomarla.
Una vez establecida la herramienta de comunicación se intenta aprovechar la
información que por ella se transmite. Para obtener un óptimo aprovechamiento
esta información debe estructurarse y ser fácilmente accesible por parte los
implicados. Se recurre a la consulta de la base de datos de conocimientos para
encontrar las alternativas. Si la base de datos no contiene la respuesta
entonces se utiliza el correo electrónico para pedir ayuda. Una vez resuelto el
problema, éste se incluye en la base de datos, aumentando de forma dinámica la
base de conocimientos. Es el estadio de la sistematización y archivo del
conocimiento.
Por último, la fase de generalización. Demostrada la utilidad de estas
tecnologías acaba el proyecto piloto. El siguiente paso es el de dar a conocer
su uso en la empresa a todos aquellos que puedan sacar provecho, adaptando los
niveles de uso a las necesidades de cada lugar concreto de trabajo.
TELETRABAJO Y ORGANIZACIÓN
La introducción del teletrabajo en la empresa tiene que realizarse, como todo
desarrollo organizativo, dentro de un período de tiempo suficiente con el
objeto de ir desarrollando las medidas de adaptación necesarias. La mayoría de
las veces es ineficiente que una función que hasta ahora ha sido realizada en
la unidad central de la empresa se transforme totalmente y de golpe en
teletrabajo. Sería más adecuado proceder a esta transformación poco a poco,
desplazando los puntos básicos del trabajo y los propios contenidos del
trabajo. Se ha de hacer una selección de trabajadores voluntarios con
experiencia. Es importante recordar que no todos los buenos trabajadores son
susceptibles de ser buenos teletrabajadores. Para ello hay que seleccionar los
perfiles más adecuados.
Como consecuencia de la ausencia física del teletrabajador (1), éste no percibe el flujo de información
informal sobre el acontecer permanente en la empresa, por lo que no dispone de
los conocimientos o se entera muy tarde de las modificaciones empresariales
importantes. Por lo que se recomienda al teletrabajador que acuda a la empresa
con frecuencia de forma que se le facilite los contactos personales y de los
vínculos informales. Hay empresas que tienen en nómina a los teletrabajadores y
organizan su actividad de modo que trabajen en su domicilio unas jornadas
determinadas y otras en la empresa (al menos una cada semana).
La adopción del teletrabajo por parte de la empresa requiere cambios en la
organización y políticas comunicacionales de nuevos entornos como es la
estructura en red y una política de redimensión y de nuevos entornos. El acceso
de las empresas a Internet está desarrollando la iniciativa de crear redes
virtuales que van a agrupar a trabajadores virtuales y a empresas virtuales. (2)
Además de las condiciones técnicas tienen que adoptarse determinadas medidas
organizativas para el desarrollo del teletrabajo o para la creación de mismo.
La integración de teletrabajo en la organización del trabajo conlleva numerosos
problemas. Por ejemplo, ¿cúal debe ser el contenido del trabajo?. Me refiero a
cuáles son las partes del trabajo a realizar en forma de teletrabajo.
Otro aspecto importante es la coordinación, es decir, cómo se logra la
integración del teletrabajo en el trabajo empresarial de forma eficiente. Y por
último, el tema de la cooperación, es decir, cómo tiene que organizarse la
colaboración con los colegas en la empresa o con los que realizan teletrabajo.
En cuanto a la estructura en red, se funda una conectividad completa y
omnidireccional. Convierten a las instituciones en sistemas abiertos que
facilitan los flujos de información y comunicación verticales, horizontales y
transversales. Es la estructura idónea para dar cabida al teletrabajo. La
organización debe instalar un servidor de comunicaciones con líneas
dimensionadas en función del tráfico previsto y disponer de un plan de
seguridad y confidencialidad de los datos.
Cuando se han establecido los medios para una buena comunicación y consultas a
distancia, pierde importancia el lugar físico desde donde se actúa.
Complementando estas posibilidades con tecnología y organización que permita
realizar otras tareas comunes, es posible iniciar experiencias de teletrabajo.
LAS CONSECUENCIAS DEL TELETRABAJO
No cabe duda que hay unos efectos sociales y económicos (3) del teletrabajo. Pero destaquemos las ventajas e
inconvenientes más importantes tanto para la empresa como para el trabajador:
En el caso de la videoconferencia y la videotelefonía, la mayor utilización de
estos servicios eliminará un gran número de inconvenientes que se achacan a las
técnicas del teletrabajo, y eso es cada vez más factible dada la disminución de
precio de los equipos de software asi como el progreso de las tecnologías de
compresión, que permitirá a los usuarios utilizar con mayor frecuencia las
líneas telefónicas básicas o internet.
Este alto porcentaje previsto en el número de teletrabajadores se verá
multiplicado por un factor bastante significativo con la implantación
progresiva de la tecnología intranet, tecnología consistente en crear redes
corporativas con filosofía internet.
Es incuestionable que el desarrollo tecnológico constituye una de las razones
fundamentales de la expansión del teletrabajo. Al aumento de las prestaciones
que los adelantos tecnológicos en informática y telecomunicaciones proporcionan
se une la disminución de los costes tecnológicos que sólo ahora parece sentirse
de forma significativa. Aunque ya se hablaba de unas previsiones optimistas
sobre el potencial del teletrabajo antes de que hubiese una tecnología que lo
permitiera, parece que actualmente la oportunidad tecnológica que ya existe se
está convirtiendo también en una oportunidad económica.
Sin embargo, el teletrabajo no ha experimentado una explosión tan espectacular
como se preveía, y ello es debido, aparte del posible efecto que pudiera tener
la recesión económica, a que no todo son ventajas.
Ventajas para la empresa
1.Ventajas desde el punto de vista económico
1.1. La más evidente de todas es la reducción de costes fijos que tiene lugar
al trasladarse el puesto físico que el empleado requiere para desarrollar su
trabajo a su propio domicilio. Adicionalmente, los gastos de desplazamiento de
los trabajadores que soporte la empresa se verían disminuidos (supone ahorro de
espacio y de instalaciones, ahorro de tiempo y de dinero, mayor control de
costes, máxima flexibilidad de horarios... )
1.2. Permite dotar a la empresa de mayor flexibilidad, lo que en entornos
cambiantes y turbulentos es siempre deseable. La adopción de teletrabajo
constituye una práctica de flexibilidad laboral según un estudio realizado por
la Asociación Europea para la Dirección de Personal (AEDP) junto a acciones de
flexibilidad en la cantidad y distribución de las horas trabajadas,
flexibilidad contractual, flexibilidad en la duración de la vida laboral,
flexibilidad en el contenido del trabajo a realizar y flexibilidad laboral.
1.3. Se consigue un incremento de la productividad según manifiestan diversos
estudios (IBM Europa estima entre un 10 y un 30%), como consecuencia de la
mayor optimización que los trabajadores realizan de su tiempo al lograr niveles
de concentración más altos al sufrir menos interrupciones.
2. Ventajas desde un punto de vista de recursos humanos
2.1. Facilita el acceso a buenos profesionales que necesitan flexibilidad de
tiempo y localización así como la permanencia de los mismos en la organización.
2.2. Reduce el nivel de absentismo.
2.3. Dificulta la unión y contacto entre los trabajadores, lo que puede incidir
en un menor índice de conflictividad laboral y un inferior peso en la lucha
establecida entre los agentes que participan en la empresa al tratar de desviar
los objetivos de la organización hacia intereses particulares.
3. Ventajas desde un punto de vista organizativo
3.1. Se consigue una descentralización física sin perder la centralización
lógica.
3.2. Permite un mayor relajamiento en el establecimiento del marco de gestión
empresarial. La no especificación de las obligaciones en los contratos permite
y a menudo estimula la flexibilidad a la vez que evita la inhibición en el
flujo de información motivada por los contratos clásicos en los que aquella se
retiene por temor a ser utilizada en contra del informador.
3.3. Reducción del número de niveles jerárquicos puesto que éstos existen
porque el número de personas que un superior puede controlar con eficacia es
limitado. Con esta reducción se diminuye el coste de funcionamiento de la
estructura, facilita la coordinación entre niveles, las comunicaciones y las
tareas de planificación y control.
Ventajas para los trabajadores
1. Mayor libertad e independencia ya que el horario es más flexible y se adapta
mejor a las tareas personales y familiares. Existe la posibilidad de elección
personal del entorno de trabajo más deseado, hay un ahorro de tiempo y dinero
al reducirse los desplazamientos, incidiendo todo ello en un aumento de la
calidad de vida y disminución del nivel de estrés del trabajador.
2. Posibilidad de incrementar las retribuciones percibidas como consecuencia
del aumento de productividad, e incluso a través de la prestación de servicios
a distintas empresas adoptando la figura de teletrabajador independiente. Por
tanto, atenúa las graves dificultades de desempleo y ofrece a quienes lo
practican mayores facilidades para trabajar en régimen de autoempleo,
3. La formación recibida y conocimientos adquiridos sobre informática y
telecomunicación otorga al trabajador una mejor posición en el mercado de
trabajo.
Inconvenientes para la empresa
1. Inconvenientes desde el punto de vista económico
1.1. La inversión que supone la instalación de una nueva tecnología que permita
poner en práctica el teletrabajo. El coste del equipo corre por parte de la
empresa, aunque puede darse el caso de que el propio trabajador sea el que
aporte este equipamiento e incluso que se establezcan fórmulas de
arrendamiento.
1.2. Los costes de manteniniento y renovación de los equipos pueden verse incrementados
como consecuencia de la pérdida de control sobre el uso que de los mismos
realice el trabajador en su domicilio.
2. Inconvenientes desde el punto de vista de recursos humanos
2.1. No todos los trabajadores cumplen con las características que la figura
del teletrabajador debiera reunir. Realizar la selección adecuada del personal
no es sencillo. Serán aquellos quienes tengan unos hábitos de trabajo
coherentes y firmes, además de disfrutar de cierto grado de estabilidad
personal y familiar. El perfil del teletrabajador europeo se caracteriza por
tener una edad inferior a 40 años, ser trabajador autónomo, utilizar
habitualemente equipos informáticos y realizar tareas relacionadas con el
prcesamiento de información.
2.2. Supondrá un esfuerzo en cuanto a la formación (4) de los trabajadores para proveerles de los
conocimientos específicos que se requieren en informática y dotadas de
trabajadores habituados al uso de estos equipos las que predominantemente
implantan sistemas de teletrabajo.
3. Inconvenientes desde el punto de vista organizativo
3.1- Es habitual que los proyectos para implantar fórmulas de teletrabajo se
encuentren con el rechazo por parte de los directivos, quienes se muestran
reacios a perder el control directo sobre su empleados.
3.2. El sistema de gestión se verá totalmente modificado ya que la supervisión
no puede ser tan continua, con lo que podría llegarse a una situación de
pérdida de control sobre los trabajadores y la calidad de sus trabajos.
3.3. El distanciamiento físico entre trabajador y empresa provoca que la
comunicación en muchos casos no sea continua. Si bien las redes de
telecomunicación permiten mantener el contacto, deberán existir comunicaciones
personales entre superiores y teletrabajadores, e incluso entre éstos últimos,
con una perioricidad que generalmente estará en función de la tarea realizada.
3.4. Resulta más complicado garantizar la seguridad de la información cuando
ésta fluye continuamente entre interior y exterior de la organización. Los
trabajadores cada vez más se consideran más como agentes independientes y cabe
plantearse la conveniencia de que estos agentes dispongan de un acceso libre a
determinada información.
Inconvenientes para los trabajadores
1. Ascensos profesionales recaen en aquellos trabajadores que desempeñan sus
funciones de una forma visiblemente exitosa. Ante esta situación es
comprensible el recelo experimentado por algunos trabajadores ante el
teletrabajo por considerar que puede perjuficar su carrera profesional.
2. Es difícil establecer una frontera claramente delimitada entre la vida
privada y la profesional cuando ambas se desarrollan en el mismo espacio
físico.
3. Puede correrse el riesgo de que el trabajador ante una ausencia de control
horario y con intención de aumentar sus niveles productivos llegue a excederse
en el tiempo dedicado al trabajo.
4. Aislamiento, inseguridad laboral, más interrupciones, falta de presencia
física y del cara a cara, falta de relación personal con compañeros (Claver
Cortés y González Ramírez 1998: 106). Hay personas para las que el trato
personal y la posibilidad de combinar el ambiente laboral con el del hogar es
lo más gratificante, y con el teletrabajo se les está sumergiendo en una
atmósfera de aislamiento indeseado.
¿CÓMO AFECTA EL TELETRABAJO A LA
COMUNICACIÓN INTERNA?
Queda bien claro con todo lo expuesto anteriormente que la comunicación interna
se ve seriamente afectada con la implanatación del teletrabajo. En el caso de
organizaciones que incorporen programas de teletrabajo la comunicación interna
se debe incrementar con el objetivo de reducir la dimensión de la comunicación
informal y mantener a los teletrabajadores presentes en la organización. Una
buena idea es utilizar las mismas posibilidades que ofrecen las tecnologías de
la comunicación e instalar servicio telemáticos de información, discusión e
información.
Cuando se implanta el teletrabajo se debe desarrollar e incrementar el espíritu
de trabajo en equipo. La ausencia de comunicación puede disminuir la moral y la
eficacia de los equipos. Los éxitos, los fracasos y la información clave deben
compartirse para conjuntar y motivar a los profesionales que trabajan en el
mercado con objetivos comunes, y donde la comunicación física debe mantenerse
con el fin de no romper las relaciones de equipo (Videgain Muro: 399).
CONSIDERACIONES FINALES
El teletrabajo supone un peldaño más en el nuevo concepto de empresa con
oficinas virtuales en las que la concepción y el poder asociado de las
funciones tradicionales cambia y se desdibuja. Por ello, se deben resaltar
claramente a los trabajadores los beneficios que para ellos tienen esta nueva
forma de realizar el trabajo.
El teletrabajo, convenientemente aplicado, es además una herramienta adicional
para la mejora de la efectividad de la organización. Las barreras a su
introducción han dejado de estar en las cuestiones técnicas para limitarse a
los prejuicios de una organización del trabajo basada en los modelos
organizativos de principio de siglo.
Respondiendo a la pregunta del presente trabajo, el teletrabajo y la
comunicación interna no sólo son compatibles sino que deben estar muy unidos.
La única forma de que el teletrabajador se sienta partícipe de la empresa e
integrado en la cultura corporativa es mediante una ágil comunicación interna.
Por tanto, la labor de los profesionales de la información en este campo será
más necesaria que nunca.
NOTAS
(*) Realiza su Tesis Doctoral financiada por el Departamento de Educación,
Universidades e Investigación del Gobierno Vasco.
(1) Existen tres categorìas
de teletrabajador, atendiendo al desarrollo del teletrabajo y que comunica al
empleado con su empresa:
-trabajadores móviles- no disponen de una base fija para desempeñar sus
funciones y lo hacen desde un hotel, el coche o la oficina del cliente al que
visitan.
-trabajadores desde el domicilio- trabajan en el hogar limitando su presencia
en la empresa a la recogida de material o asistencia a reuniones.
-centros de teletrabajo- situación intermedia entre la oficina tradicional y el
trabajo en el domicilio. El teletrabajador se desplaza, pero no a las oficinas
centrales sino a unos centros en los que se encuentra el material que necesita
o destinado a su uso personal o compartido con otros teletrabajadores (oficinas
satélites, oficinas telemáticas y centros de trabajo telemático).
(2) En los últimos años, las empresas están subcontratando una
parte de su trabajo en un intento de reducir su tamaño y aumentar su
flexibilidad. Es posible que una organización pueda contratar exteriomente tal
proporción de su trabajo que se convierta en una organización paraguas, es
decir, en una organización virtual. Este tipo de organización permite a la
empresa que se concentre en aquellas áreas de negocio para las que está mejor
preparada, al tiempo que contratará a empresas externas para el resto de
actividades.
(3) Una investigación del Instituto Fraunhofer para el Trabajo y
la Organización (IAO), en 1986, permitió conocer en lo que se refiere a la
economicidad del teletrabajo, que los planteamientos de una descentraliización
del tratamiento del texto son más caros que los puestos de trabajo en el
sistema tradicional, lo que se explica por unos bajos niveles de utilización de
las instalaciones (solamente pueden ser ultilizadas por los teletrabajadores).
Este es en determinados casos un factor de coste negativo en los acuerdos de
trabajo a tiempo parcial.
(4) Uno de los grandes obstáculos con los que se encuentra las
nuevas tecnologías en su implantación dentro de una empresa es la resistencia
de muchos empleados a utilizarlas bien porque no se consideran capacitadas o
bien por no sentirse motivadas tecnológicamente.
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